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    方格艾文化:淺談執行大型活動的現場管理

      舉行大型活動時,作為活動執行者的你該如何正確的、有效的執行這場活動呢?

        每當舉行大型活動的時候,您是否感覺到執行的時候束手束腳呢?是否感覺到執行的時候配合不到位呢?部門分工不夠明確,沒有有效的科學管理,也沒有有效的調動各部門人員。

        活動過程中最容易出現的三個問題:

        A) 活動現場分工不明確導致管理混亂;
        B) 活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺;
        C) 對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧

        因此在執行活動之前您首先必須做好角色的劃分

        角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分,這也是實施操作活動現場工作的基礎。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性,又要注意角色所內含工作的系統性和聯系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確,易于操作。例如對一場具有表演內容的新聞發布會或時裝發布會,在舞臺方面會涉及到音響、燈光、視頻和舞美;而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行,舞臺方必須充分配合演員的各方面需要,而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯系不用說是非常的密切,照理說安排一個人來全權負責是再好不過了,但是因為各方的事務都非常的繁多,如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足;而且兩方的人員又有明顯的系統屬性,所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然,這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出,也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

        ① 活動的組織方:主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上,還是事件的實際處理過程中,活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系,對于他們的管理和協調亦非常重要。
     

        ② 場館方:主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方,在酒店舉行答謝會時的酒店管理方,在社區舉辦活動時的社區街道辦或者物業管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。

        ③ 演員/主持/選手方:這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員。所謂表現主體人員,是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員,因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾,但是觀眾這一塊必須單獨管理。

        ④ 舞臺/燈光/音響制作方:主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。

        ⑤ 嘉賓/觀眾方:主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動,因為參與嘉賓人數眾多,且與之相關的活動頻繁時,也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。

        ⑥ 媒體記者方:主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產生一定的社會效應,而且很多公關活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力,媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。 有時候,某些大型活動的每一項都可能會有很多事務,例如一場大型的演出在演員方面,可能在道具、演員食宿、后臺設備等方面都有很多事情要做,那么這個時候可以在角色劃分的基礎上,再對各項事務進行進一步的細分。
     
        總之,在角色的劃分上應該充分考慮到具體活動的實際情況,根據實際情況來決定劃分的具體內容才能取到事半功倍的效果。

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